Naučno-informativna sredstva i korisnici, teorija i praksa u Istorijskom arhivu Subotica

objavljeno kao: Naučno informativna sredstva i korisnici (teorija i praksa u Istorijskom arhivu Subotica), Arhivska praksa 16, Tuzla 2013, str. 282-288.

Zbornik ARHIVSKA PRAKSA u pdf formatu: ARHIVSKAPRAKSA16

Stevan Mačković, arhivski savetnik
Istorijski arhiv Subotica
Trg slobode 1/3, 24 000 Subotica

Naučno-informativna sredstva i korisnici, teorija i praksa u Istorijskom arhivu Subotica

Sažetak: Svrha i cilj izrade arhivskih naučno informativnih sredstava jeste da posreduje između arhivske građe i njenih korisnika, služeći im u što lakšem pronalaženju odgovarajućih informacija iz arhivske građe. Kakva su dosadašnja iskustva na tom polju u našem Arhivu, te kako i u kojim pravcima bi trebalo da arhivisti usmeravaju svoje delovanje da se standardizovani modeli ovih krunskih rezultata arhivističkog rada približe zahtevima korisnika.

Ključne reči: naučno-informativna sredstva, vodič, sumarni, analitički inventari, korisnici – istraživači, e-okruženje

Summary: The purpose and goal of archival informational aids is to mediate between the archival material and its users, assisting the researchers in finding the needed information in the archival material itself. Our experiences so far on this subject in our Archives and direction and means in which the archivist should point their further activities to familiarize standardize models, forms and content of these crucial results of the archival work to the researchers. Today, when modern society is dominated by informational surroundings, it is noticeable that such surroundings are becoming a rising trend in our field of work as well. Such fact exposes The Archives to a complex task of adjusting as well as possible to given surroundings. This task is realized through the means of presentations and publishing of the informational aids. We strive to merge and adjust all the former results of archival work to the new technologies. Besides placing the new edition of The Archival Material Guide on our web site and series of Analytical descriptions, one of the projects we are working on is the online register research – E-research.

Uvodne napomene
Ovaj rad nema previše aspiracija na nivou metodološko teorijskih rasprava o izradi naučno-informativnih sredstava, nego mu je cilj da pokuša pružiti presek stanja i odnosa između postojećih naučno-informativnih sredstava u istorijskom arhivu Subotica i korisnika. Prati se način njihove prezentacije kao i načini njihovom pristupanju od strane korisnika.
Poznato je da je svrha i cilj izrade arhivskih naučno-informativnih sredstava, opšteg i užeg tipa, pored ostalog i da posreduju između arhivske građe i njenih korisnika, služeći korisnicima-istraživačima u što lakšem pronalaženju odgovarajućih činjenica i informacija iz arhivske građe. U našem Arhivu postoji duga tradicija njihove izrade. Naravno, najviše su se izrađivali sumarni inventari, u samom procesu sređivanja arhivske građe, ali se išlo i na detaljniju obradu sa analitičkim inventarima i regestima, u prvom redu za značajnije, starije fondove, gde je pretežni jezik građe bio latinski ili nemački. U dva navrata, 1977. i 2011, napravljeni su i vodiči. Pored tradicionalnih načina njihovog prezentovanja, okrenuli smo se i onima u elektronskim oblicima.
Ne beležimo u našim statističkim podacima i godišnjim izveštajima frekvenciju korištenja pojedinih naučno-informativnih sredstava, vodiča, sumarnih ili analitičkih inventara od strane istraživača u čitaonici, no ona je znatno manja u odnosu na broj poseta stranicama na web mreži gde su neki od njih predstavljeni.

Arhiv i korisnici
U ovom slučaju kada govorimo o korisnicima imamo u vidu samo one koji dolaze u čitaonicu sa namerom da samostalno istražuju u arhivskoj građi. Kvantitativni podaci daju sliku o vrlo malom broju takvih. U 2012. godini bilo ih je svega 129 iz zemlje i 23 iz inostranstva. Od domaćih ogromna je većina bila iz Subotice, Bačke Topole i Malog Iđoša, odnosno upravo sa teritorja koju pokriva ustanova. Ako se te brojke sagledaju sa veličinom stanovništva pomenutih opština 196 463 (Subotica – 150 534, Bačka Topola – 34 088, Mali Iđoš – 12 031) ispada da je samo 0,06% od te populacije koristilo tu vrstu usluga Arhiva. Slična je situacija i u drugim vojvođanskim arhivima. To ipak ne obeshrabruje arhiviste. Neposredni susreti sa istraživačima koji imaju svoje specifične teme interesovanja, izazov su za svakoga arhivskog radnika. I pored toga što im se redovno pomaže i sugeriše na koji način, kojom metodologijom, da tragaju za podacima u arhivskoj građi, koristeći upravo naučno-informativna sredstva, često im se od strane iskusnijih kolega izlazi u susret i davanjem vrlo konkretnih podataka gde u građi mogu da pronađu podatke koji su im neophodni.
U pravcu popularisanja Arhiva, mi smo u dva navrata realizovali projekte Arhiv i škola, gde smo sa odabranim gimnazijalcima radili na njihovom osposobljavanju za samostalno arhivsko istraživanje, upravo uz korišćenje odgovarajućih naučno informativnih-sredstava. Na tom tragu, širenja uloge i značaja arhiva kao javne delatnosti moramo pored snabdevanja čitaonice sa naučno-informativnim sredstvima i njene dobre organizacije u opsluživanju korisnika, izaći i iskoračiti u širi javni prostor, učiniti dostupnim i olakšati pristup arhivskoj građi svim zainteresovanima. Jedan od načina na koji se to postiže upravo je korišćenje informacijskog okruženja, novih tehnika i tehnologije.
Više nego ikada u današnjem pristupu arhivistici korisnik usluga je centralna figura, a korisnički zahtevi, samim tim, opredeljujući u procesu obrade i prezentiranja građe. Korisnički usmereni arhivi, za razliku od ranije tradicionalno orijentisanih „čuvara pamćenja“, nastoje ne samo ispratiti zahteve savremenih korisnika vičnih upotrebi elektronskih sredstava komunikacija i elektronskih izvora informacija, već ići i korak ispred. Iskoraci koje u tom smislu pravi savremena arhivistika su danas neminovnost, a arhivisti imaju profesionalnu i etičku obavezu da konstantno slede i podstiču interesovanja današnjih tzv. digitalnih korisnika. Fizički pristup arhivskoj i građi sve više se zamenjuje intelektualnim, i danas praktično uporedo egzistiraju stvarna arhivska delatnost i ona druga – virtuelna.
Tome se prilagođavaju i korisnici. Taj novi profil korisnika, želi da dođe do traženog cilja na pritisak tipke na računaru. Uobičajeno je pitanje od mnogih koji i fizički dođu do nas; a da li to imate u računaru?

cd-fedlapja

Staro i novo, isto ili drugačije
„Šta u stvari sada imamo? Već više decenija postoje dokumenta u tradicionalnom i paralelno u novom, elektronskom formatu, tj. postoje klasični i elektronski nosioci informacija. Imamo i tradicionalna naučno-informativna sredstva uporedo sa kompjuterskim programima za obradu arhivske i registraturske građe. Postoje već uveliko digitalni uredi, imamo eUpravu, eVladu, eSudstvo, eObrazovanje, eEkonomiju, eTrgovinu, ali i eArhiv….“
Primena i ovladavanje informaciono-komunikacionim tehnologijama (ICT), koje omogućavaju da se uspešno servisiraju potrebe korisnika arhiva, nameće se kao conditio sine qua non. Zbog toga i arhivi nastoje da što bolje komuniciraju sa javnošću, bogateći te kanale upotrebom niza novih dostignuća na web mreži.
Suština je da arhivi praktično više ne mogu da funkcinišu van informatičkog miljea. Uostalom, arhivi su već godinama delovi razvojnih strategija novog, informacionog društva; one se kreiraju i usvajaju na svetskom, evropskom, regionalnom i nacionalnom nivou. Razvojni trendovi on line prezentacije su zahvatili i područje kulturne baštine. U segmentu naučno-informativnih sredstava time se jasno pokazuje potreba retrospektivne konverzije ranije načinjenih sumarnih i analitičkih inventara inventara u elektronski oblik. To kod nas u nekim varijantama novijih inventara i ne predstavlja problem, no imamo mnogo slučajeva da su na pr. regesta pisana na ceduljice, ili da već štampane sveske analitičkih inventara nemaju sačuvanu svoju pripremu za štampu, što otežava i komplikuje njihovo prebacivanje u digitalni oblik.
U situaciji kada arhivistička regulativa kod nas nije u potpunosti definisana, bazira se na zastarelim zakonskim i stručnim propisima, s kraja XX veka, pomalo je otežano delovanje arhivista u celosti pa time i na planu izrade naučno-informativnih sredstava.
U Srbiji od kraja 2009. godine postoji Predlog Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj službi. Arhivski radnici od tada očekuju njegovo usvajanje. Između ostalog u njemu se o izradi informativnih sredstava u arhivima navodi:
Član 46.

Javni arhiv je dužan da izrađuje informativna sredstva radi intelektualne zaštite
arhivske građe i davanja informacija o njoj i iz nje. Arhiv Srbije, uz prethodno pribavljeno mišljenje Arhivskog veća Republike Srbije, donosi uputstva o izradi informativnih sredstava u skladu sa standardima Međunarodnog arhivskog saveta (u daljem tekstu MAS-a).
Važno pitanje jedinstvenog informacionog sistema također je dotaknuto:
Član 81.

Javni i specijalni arhivi obrazivani na teritoriji Republike Srbije čine mrežu
arhivskih ustanova. Izradom informacionih sistema, arhivi se povezuju u jedinstven arhivski informacioni sistem i uključuju u jedinstveni informacioni sistem Republike Srbije, kao i u međunarodni arhivski informacioni sistem. Podaci koje sadrži informacioni sistem su javni.
Od kraja XX veka mi imamo Jedinstveni arhivski informacioni sistem Srbije (JAIS), koji se probno koristio i u našem Arhivu. Usled niza teškoća, nije u potpunosti opravdao očekivanja. Pokazalo se već od ranije da je on došao do svojih limita. U iščekivanju smo daljih iskoraka na tom polju.

U našem Arhivu
U takvim ne potpuno savršenim okolnostima, nepostojanja jedinstvenog informacionog sistema, i naš Arhiv se trudi da kroz svoju delatnost i rad, usvaja i primenjuje međunarodne standarde za opisivanje građe, koji su predviđeni i koncipirani upravo za rad u takvim okruženjima, posebno ISAD (G) – standard za opis arhivske građe. To pogotovo dolazi do izražaja kod izrade naučno-informativnih sredstava, kao što je u našem slučaju bilo kod izrade prve sveske novog Vodiča kroz arhivske fondove i zbirke. Vodič je pisan po Uputstvu za izradu vodiča za arhive u Vojvodini koji je usvojila Redakcija vodiča kroz arhivsku građu Srbije 2002. godine. Za osnovne elemente koji sačinjavaju knjigu su određeni :
– predgovor, koji se sastoji od uvoda, istorijata Istorijskog arhiva, arhivske građe, napomene korisniku i spiska skraćenica,
– fondovi, porodični i lični fondovi i zbirke,
– popis fondova po klasifikacionoj šemi,
– imenski registar i
– geografski registar.
Prva sveska Vodiča kroz arhivske fondove koja se pojavila 2012. godine ima 381 stranicu i obuhvata 220 fondova i zbirki, koji se čuvaju u depoima arhiva, a koji su odabrani po redosledu upisa u ulazni inventar – registar ustanove. Na izradi prve sveske Vodiča je radilo više arhivista. Primenjena je klasifikaciona šema:

– I Organi vlasti i organe uprave
– II Pravosudni organi
– III Prosveta, nauka i kultura
– IV Privreda
– V Vojska
– VI Društveno-političke organizacije
– VII Porodični i lični fondovi
– VIII Zbirke

Kod naučno-informativnih sredstava užega tipa stanje je sledeće: od 487 fondova i zbirki sumarni inventari postoje za 392, ali je samo njih 33 u digitalnoj formi. U zadnjim desetlećima, obavljali su se poslovi arhivističke obrade i izrade analitičkih inventara za 27 fondova i zbirki. Broj onih izrađenih je naravno daleko veći od broja onih koji su publikovani odnosno štampani. Prvenstveno su se obrađivali fondovi iz ranijih perioda, sa građom na stranim jezicima, latinskom i nemačkom, ali ne samo oni. Tako je, pored sumarnog inventara velikog upravnog fonda F. 47 Senata grada Subotice koji ima 1824 jedinica, za pojedina odeljenja rađeno i na analitičkim inventarima. Postoji jedan publikovani katalog građe. Broj regesta iznosi 3 259.
Sva naučno informativna sredstva u elektronskom obliku dostupna su korisnicima istraživačina na računaru postavljenom u čitaonici upravo za njih.
Na sajtu http://www.suarhiv.co.rs koji od 2011. godine beleži preko 26 000 poseta imamo poseban deo sa naučno informativnim sredstvima, a u njemu:
– Vodič kroz arhivske fondove u pdf formatu, latiničnu i ćiriličnu varijanta, a radi se prevod na mađarski jezik.
– pregled fondova (1-484)
– analitičke inventare (F:003 Kartografska zbirka 1556- , F:018 Zbirka plakata 1817-2002, F:047 Gradsko poglavarstvo Subotica 1918-1941, F:172 Zbirka plakata XII vek-1912, F:180 Zbirka fotografija 1862 – .)
Isto tako na fecebook stranici Arhiva http://www.facebook.com/pages/Istorijski-arhiv-Subotica-Historijski-arhiv pored drugih podataka i informacija o arhivskoj građi, nalazi se pregled fondova.
Na stranici u formi bloga https://suistorija.wordpress.com/naucno-informativna-sredstva-analiticki-inventari/ koja za godinu dana ima 25 000 poseta, postavljeno je šest analitičkih inventara.

e-leveltar_ser Gludovac i Skulteti

Perspektive
Nema nikave sumnje da naučno-informativna sredstva, počev od Vodiča pa do analitičkih opisa, služe svakom zainteresovanom korisniku da stekne uvid u bogatstvo sadržine pisane baštine koju čuva naš Arhiv kao i da mu približe mogućnost pronalaženja podataka relevantnih za konkretnu temu kojom se bavi. Ali, ona su samo put, koji se upravo zahvljujući njima, odnosno trudu arhivista koji su obrađivali građu i izradili ih, sužava i skraćuje, a koji vodi do pojedinačnog predmeta, odnosno podataka sadržanih u njemu. Nadamo se da su podaci o njima, koje smo plasirali na web mrežu, opravdali svoje postojanje i u toj formi. Planovi su da nastavimo kako sa daljom izradom novih naučno-informativnih sredstava, radi se upravo na prevodu prve sveske vodiča na mađarski jezik, kao i na pisanju druge, te sumarnih i analitičkih inventara. U načinu njihove pripreme i izrade primenjuje se računarska tehnika, pa ih imamo u digitalnom obliku ali ne zanemarujemo ni klasični štampani oblik. Isto tako nastavljamo i sa konverzijom postojećih u tu formu, i njihovim daljim postavljanjem na web stranice.
Pored toga završavamo specifičan a pionirski projekat e-arhiva koji se bazira na mogućnosti online pretraživanja baze podataka, u zadnje doba najviše tražene i korišćene građe, crkvenih matičnih knjiga. Od dela postojećih pomoćnih knjiga, registara-indeksa, kao i samih matrikula, načinjena je mala baza podataka digitalizovanih snimaka. Uz odgovarajuće softversko rešenje, može im se pristupiti. Predviđeno je da u prvom koraku postoji mogućnost za trojezičnu komunikaciju (srpski, mađarski, engleski), a zatim je sve na izvornom jeziku. Traganje se odvija u stepenasto, od odabira teritorije za koju su vođene matrikule, preko crkvenih župa, do hronološkog raspona, abecednog imenika, i konkretnog upisa. Krenuli smo sa mogućnošću pretraživanja pomoćnih knjiga – indeksa za katoličke crkvene župe, a nastavli bi i sa drugim konfesijama. Za sada imamo ukupno 7832 snimaka, blizu 40 GB podataka.
Na taj način se korisnicima omogućava direktniji pristup traženoj građi, a bez potrebe za posredovanjem od strane arhivista izrađenih naučno-informativnih sredstava.

2_resize
Takav način pristupa virtualnoj građi može da nam posluži kao zamišljeni ideal, ali čini nam se zapravo da je vrlo daleko od mogućnosti šire i potpune primene. U ovom slučaju ta mogućnost je olakšana zbog specifičnosti građe, koju čine knjige, abecedni upisnici, razvrstani po župama i godinama.
I dalje će korisnici biti upućeni da se oslanjaju na tradicionalna naučno-informativna sredstva, vodiče, sumarne i analitičke inventare… ili na znanje i dobru volju arhivista.

Advertisements

Ostavite odgovor

Popunite detalje ispod ili pritisnite na ikonicu da biste se prijavili:

WordPress.com logo

Komentarišet koristeći svoj WordPress.com nalog. Odjavite se / Promeni )

Slika na Tviteru

Komentarišet koristeći svoj Twitter nalog. Odjavite se / Promeni )

Fejsbukova fotografija

Komentarišet koristeći svoj Facebook nalog. Odjavite se / Promeni )

Google+ photo

Komentarišet koristeći svoj Google+ nalog. Odjavite se / Promeni )

Povezivanje sa %s

%d bloggers like this: